AZ Sint-Jan AV, Oostende, CyberLab, CyberTrack

Digitalisering van orderinvoer en bloedtransfusiebeheer tot aan het bed van de patiënt leidt tot verhoogde patiëntveiligheid 

AZ Sint-Jan AV Campus Henri Serruys, een ziekenhuis met 330 bedden in Oostende, vormt samen met het zusterziekenhuis in Brugge, de ziekenhuisgroep AZ Sint-Jan Brugge-Oostende AV. De Serruys-site heeft een laboratorium dat routinetesten in scheikunde, microbiologie en hematologie uitvoert; moleculaire biologie en zeldzame testen gebeuren op de campus in Brugge. Het lab in Oostende verricht onderzoeken in opdracht van verwijzende artsen binnen en buiten het ziekenhuis en streeft naar een optimale dienstverlening en kwaliteit.

Al meer dan 12 jaar werkt het lab volgens strikte kwaliteitsnormen. “De ziekenhuisdirectie waardeert onze focus op kwaliteit; het kwaliteitsbewustzijn wordt nu uitgebreid naar het volledige ziekenhuis,” vertelt Kathy Boydens, hoofdlaborant. Binnen twee jaar plant het ziekenhuis een audit voor het behalen van de Joint Commission International (JCI) accreditering.

Om de doelstellingen op het vlak van kwaliteit te kunnen halen, heeft het ziekenhuis het laboratoriuminformatiesysteem (LIS) van de eerste generatie van MIPS geïmplementeerd. In 2005 werd dit geüpgraded naar het GLIMS LIS. “GLIMS  biedt een breed spectrum van functies en helpt ons om hoogkwalitatieve diensten aan te bieden,” zegt Dr. Suzy van Erum, diensthoofd van het laboratorium.

“Kwaliteitsrichtlijnen hebben ons geholpen om fouten in het laboratorium te vermijden,” stelt Dr. van Erum. “We wisten echter ook dat fouten in labresultaten in 75% van de gevallen te wijten zijn aan een verkeerde handeling in de preanalytische fase, bv. op de verpleegafdeling bij het afnemen van de monsters. Denk maar aan fouten bij de patiëntidentificatie, of het gebruik van verkeerd afnamemateriaal, of het afnemen van een monster op het verkeerde tijdstip enz.”

Om dit probleem aan te pakken, stelde MIPS voor om zijn webgebaseerde orderinvoersysteem CyberLab te koppelen met GLIMS. Dr. van Erum vervolgt: “We waren ervan overtuigd dat bedside scanning voor het orderproces het beste resultaat zou opleveren en waren het eerste lab om een dergelijke workflow te implementeren. We waren ook het eerste ziekenhuis in Vlaanderen om te kiezen voor een 100% draadloze oplossing voor zowel het scannen als het printen.  Zo heb je geen trolley met PC nodig bij het afnemen van de monsters.”

“Deze werkwijze maakt het werk van de verpleegkundigen eenvoudiger en verhoogt de hygiëne, vooral dan in geval van infectieziekten. Aanvankelijk maakten we ons wat zorgen over de betrouwbaarheid van het draadloos systeem, maar nadat we in enkele verpleegafdelingen antennes hadden toegevoegd, werkte het perfect.”

De uitrol begon in 2011 op de pilootafdeling chirurgie. Het was niet evident om opleiding te organiseren, herinnert laborant Wendy Jonckheere zich: “We kwamen er achter dat het erg moeilijk was om alle verpleegkundigen samen te brengen voor training. We beslisten dan om de hoofdverpleegkundigen van elke afdeling eerst op te leiden en vervolgens  laboratoriummedewerkers in te schakelen om de afdelingen bij de introductie van het systeem gedurende een week te begeleiden. Dit bleek goed te werken.” In de loop van 2012 werd CyberLab uitgerold naar alle afdelingen in het ziekenhuis. 

Minder fouten in pre-analytische fase en verhoogde productiviteit

Met de gebruiksvriendelijke tool CyberLab kunnen verpleegkundigen aanvragen voor labtesten registreren, die vervolgens geautoriseerd moeten worden door de behandelende arts. Na het creëren van een aanvraag worden er etiketten met barcodes en bijkomende informatie geprint op de verpleegafdeling zelf; die worden meteen op de bloedbuisjes gekleefd. Omdat het aantal etiketten overeenstemt met het aantal af te nemen monsters, is er wat het aantal monsters betreft geen vergissing mogelijk. 

Bij de monsterafname hebben de verpleegkundigen alle nodige informatie bij de hand. Dit is handig bv. indien het serum op ijs gekoeld moet worden. Het etiket en de polsband van de patiënt worden gescand. Indien de monsters en de patiëntgegevens niet overeenstemmen, geeft de computer een alarm. Na correcte afname worden de monsters naar het lab gestuurd via de buizenpost. “Zodra ze het lab binnenkomen, worden ze opnieuw gescand en, na centrifugering, onmiddellijk aangeboden op de toestellen voor analyse. Monsters van spoedgevallen worden prioritair behandeld. Het resultaat is een erg snelle transmissie van resultaten naar het digitale patiëntendossier,” vertelt Kathy Boydens.

Terwijl de medewerkers aanvankelijk wat sceptisch stonden tegenover het gebruik van polsbanden en het scannen, werden ze zich al snel bewust van de voordelen. “Er was vooral bezorgdheid over de traceerbaarheid van de handelingen,” herinnert Wendy Jonckheere zich. “Maar toen de verpleegkundigen merkten dat we die informatie gebruikten om hen persoonlijk te benaderen en hen uit te leggen hoe ze beter konden werken, verliep de acceptatie probleemloos. Nu vinden ze het een voordeel om de informatie en instructies bij de hand te hebben wanneer ze een monster afnemen. Het geeft hen een gevoel van veiligheid.” Kathy Boydens kan dit beamen: “Sinds de introductie van CyberLab, is het gebruik van polsbanden gestegen van 40% naar zo goed als 100%. Op die manier kunnen we fouten bij patiëntidentificatie vermijden.”

Volgens Chantal Soete, verpleegkundige op chirurgie, vergde de nieuwe werkmethode een mentaliteitswijziging, maar eens die er was, werd alles eenvoudiger: “Nu omarmen we elke kans om verder te digitaliseren en zijn we ‘allergisch’ geworden voor papier.”

En de resultaten zijn indrukwekkend: “Sinds de invoering van CyberLab is het aantal fouten in de pre-analytische fase met 50% gedaald!” zegt Dr. van Erum. “En daar blijft het niet bij: ook in het lab zelf konden we efficiëntieverbeteringen optekenen. We kunnen nu volledig papierloos werken, wat beter is voor het milieu. Bovendien zijn alle data volledig traceerbaar, van de monsterafname tot de uitwisseling van de resultaten.” Didier Timmerman, ICT-deskundige in het laboratorium, voegt hieraan toe: “Eens een order gecreëerd is, zijn alle data automatisch ook beschikbaar in GLIMS; de laboranten hoeven deze niet langer manueel in te voeren. We hebben nu ook tijd beschikbaar die we vroeger nodig hadden om papieren formulieren te klasseren en de manueel geregistreerde data in GLIMS te controleren.”

Om een goede opvolging van alle activiteiten te kunnen verzekeren, is het aantal medewerkers in het lab op hetzelfde peil gehouden. Dankzij de efficiëntieverhoging kunnen zij zich toeleggen op andere kritische taken, zoals kwaliteitsbewaking. 

Na de succesvolle introductie van CyberLab, besliste het ziekenhuis al snel om ook de module voor het beheer van bloedtransfusies, CyberTrack, in gebruik te nemen. Voortbouwend op de ervaringen met CyberLab en de positieve houding van de medewerkers – ze waren het bv. al gewoon om barcodescanners te gebruiken – kon CyberTrack in een mum van tijd overal in het ziekenhuis uitgerold worden. Van zodra CyberTrack geïntroduceerd werd in een aantal afdelingen, was het personeel van de andere afdelingen zelf vragende partij om dit ook bij hen te implementeren.

Een transparant transfusieproces ondersteunt de verpleegkundigen van start tot einde. De verpleegkundige neemt eerst de pols, bloeddruk en temperatuur van de patiënt. Als deze parameters in orde zijn, maakt de verpleegkundige de bloedzak klaar en hangt deze aan de staander. De barcodes op de zak en de polsband van de patiënt worden gescand. Stemmen ze niet overeen, dan geeft de computer een alarm. Indien ze wel overeenstemmen, kan de verpleegkundige de bloedtransfusie starten. Het systeem vraagt met vastgelegde intervallen om de parameters opnieuw te controleren en te registreren. Eens de transfusie is afgerond, worden de barcodes opnieuw gescand en kan de verpleegkundige opmerkingen invoeren, bv. waarom een transfusie onderbroken werd.

CyberTrack speelt een even belangrijke rol voor patiëntveiligheid als CyberLab. Kathy Boydens verduidelijkt: “Als er iets misgaat bij het toedienen van bloed, kunnen de gevolgen ernstig zijn. Vroeger schakelden we een tweede verpleegkundige in om te controleren of alles in orde was bij de start van een transfusie. Met CyberTrack is deze controle overbodig.”

“We hebben ook een beter overzicht: GLIMS logt alle bloedzakken vanaf het moment dat ze het lab binnenkomen tot ze er weer vertrekken, terwijl CyberTrack alle transfusiedata bijhoudt. Elke arts kan die gegevens consulteren,” vertelt Dr. van Erum. “Bovendien hebben we toegang tot statistieken die ons helpen om belangrijke prestatie-indicatoren op te volgen, zoals de gemiddelde duur van een bloedtransfusie.”

Opnieuw zijn de inspanningen van het lab op het vlak van kwaliteit en efficiëntie niet onopgemerkt voorbijgegaan: “Onze collega’s op de campus in Brugge hebben de voordelen gezien van CyberLab en CyberTrack voor patiëntveiligheid. Het valt te verwachten dat ook zij deze modules snel zullen integreren in hun LIS!” besluit Dr. van Erum.

CyberLab:

• Configureerbare module om laboratoriumonderzoeken aan te vragen. 
• Ondersteunt bedside scanning om fouten bij patiëntidentificatie te voorkomen.
• Naadloze integratie met externe systemen. 
• Volledig draadloze oplossing voor zowel het scannen als het printen.

CyberTrack:

• Volledige traceerbaarheid van het transfusieproces, vanaf de bestelling van de bloedzak tot de registratie van de transfusie. 
• Artsen waar ook in het ziekenhuis kunnen de transfusiegegevens in CyberTrack consulteren.
• Statistieken helpen om belangrijke prestatie-indicatoren op te volgen.

Voordelen:

• Toegenomen patiëntveiligheid dankzij het terugdringen van het aantal menselijke fouten.
• Snelle uitwisseling van informatie tussen het lab en de artsen, wat leidt tot snellere zorg voor de patiënt.
• Eenvoudiger administratie helpt efficiëntie in het lab en op de verpleegafdeling te verbeteren. 
• Traceerbaarheid van alle activiteiten ondersteunt het ziekenhuis om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen.  
• Nauwe samenwerking tussen MIPS en de klant, waardoor het systeem beter aangepast kan worden aan de specifieke noden van het lab.