Isala gebruikt CyberLab om de ziekenhuisaccreditatie en het engagement voor kwaliteitsvolle zorg in de dagelijkse praktijk te ondersteunen
KLANTENPROFIEEL
UITDAGING
Isala wilde een centraal elektronisch systeem voor orderinvoer in bedrijf nemen en voldoen aan de voorwaarden van JCI.
RESULTAAT
Elektronisch systeem voor orderinvoer maakt het voor Isala mogelijk om de geïnformeerde toestemming van de patiënt voor bloedtransfusies vast te leggen en op te volgen.
“In ons klinisch chemielaboratorium heeft kwaliteit altijd een centrale rol gespeeld,” vertelt Kirstin de Bruijn, operationeel leidinggevende voor de units Stamcellaboratorium, Ferese en Bloedtransfusie bij het Isala ziekenhuis in Zwolle. Het laboratorium beschikt sinds 2002 over het Nederlandse CCKL-kwaliteitslabel en heeft er nu ook aan bijgedragen dat het ziekenhuis in juli 2016 het internationale JCI-keurmerk behaalde.
“Bij JCI gaat het om de zorg voor de patiënt in de dagelijkse praktijk. JCI onderzoekt of de processen zijn ingebed in de dagelijkse werking en gaat na hoe die processen optimaler kunnen verlopen,” vervolgt Kirstin. Om te voldoen aan de voorwaarden van JCI en zich voor te bereiden op een succesvolle audit, koos het ziekenhuis te werken volgens de ‘tracer’ methodiek. Dit betekent dat het volledige verblijfstraject van de patiënt, van opname tot ontslag, onder de loep genomen wordt om er zeker van te zijn dat elke stap voldoet aan de kwaliteitsnorm. Verbeterteams in het ziekenhuis sporen verbeterpunten op en geven suggesties om die te optimaliseren.
In het laboratorium klinische chemie is kwaliteit al lang een prioriteit. Maar met het CyberLab systeem voor orderinvoer kunnen ze nog een stap verder gaan en voldoen aan de JCI-normen rond het aanvragen van bloedtransfusieproducten, en vooral, het vastleggen van de geïnformeerde toestemming van de patiënt.
Digitalisering zorgt voor betere kwaliteit en efficiëntie
Toen Isala de beslissing nam om een elektronisch systeem voor orderinvoer in bedrijf te nemen, maakten zowel het laboratorium klinische chemie als microbiologie al vele jaren gebruik van het GLIMS LIS. “We wisten dat de elektronische orderinvoer zou bijdragen aan onze continue inspanning om de kwaliteit en efficiëntie te verbeteren en de risico’s te verminderen,” legt Kirstin uit. “Met een dergelijk systeem zouden we een einde kunnen maken aan onleesbare orders en het proces voor het aanvragen van diagnostische testen kunnen standaardiseren. Bovendien zouden we zo het gebruik van papier, en de taken die gepaard gaan met het verwerken van papieren documenten, kunnen terugdringen.”
Dit zou ook kunnen bijdragen aan een betere zorg voor de patiënt, bv. omdat we dubbele bepalingen vermijden. “Wanneer de aanvragen met een papieren formulier gebeuren, kan je niet altijd verhinderen dat twee verschillende artsen dezelfde onderzoeken aanvragen, omdat ze niet inzichtelijk hebben welke onderzoeken al zijn aangevraagd,” stelt Kirstin. “Met een elektronisch systeem voor orderinvoer kan de arts zien wat er aangevraagd is en zal hij de testen geen tweede keer aanvragen. Niet alleen is dit kostenefficiënt, maar ook beter voor de patiënt, omdat er minder bloed geprikt hoeft te worden.”
Raymond Ruiter, applicatiebeheerder voor het laboratorium klinische chemie, vervolgt, “Toen de raad van bestuur de beslissing nam, was er één belangrijke voorwaarde: het systeem voor digitale aanvragen zou aanvragen bij meerdere afdelingen moeten aankunnen, niet alleen van laboratoriumanalyses, maar ook onderzoeken in radiologie en nucleaire geneeskunde.”
Het ziekenhuis vergeleek de op de markt beschikbare systemen en koos voor CyberLab. “Ons ziekenhuis vond CyberLab het beste gedecentraliseerde ordersysteem, met de beste koppeling naar ons GLIMS LIS. Verder wisten we dat we het systeem precies zouden kunnen inrichten op maat van onze behoeften en dat andere ziekenhuizen goede ervaringen hadden met CyberLab,” legt Kirstin uit.
Oorspronkelijk was Isala van plan om CyberLab eerst uit te rollen voor het aanvragen van testen bij het klinisch chemielaboratorium. “Maar toen merkten we dat CyberLab een belangrijke rol zou kunnen spelen bij het behalen van het JCI-keurmerk,” vervolgt Kirstin.
Meer bepaald was het binnen de JCI-accreditatie verplicht om bij het toedienen van bloedproducten de geïnformeerde toestemming van patiënten te registreren. “De patiënt moet geïnformeerd worden over de mogelijke bijwerkingen van bloedtransfusies en vervolgens zijn geïnformeerde toestemming verlenen,” aldus Kirstin. “Wanneer je een bloedzak aanvraagt met een papieren formulier of via de telefoon, dan kun je de goedkeuring door de patiënt niet traceren.
Maar we konden CyberLab zo inrichten dat we het volledige aanvraagproces van bloedproducten konden opvolgen, inclusief de geïnformeerde toestemming. Wanneer een arts een bloedzak bestelt, moet hij in CyberLab aangeven dat de patiënt zijn geïnformeerde toestemming gegeven heeft. We konden het invullen hiervan verplicht maken door gebruik te maken van rules.”
De informatie over de toestemming van de patiënt wordt geprint op het papieren uitgifteformulier dat meegaat met de bloedzak. Zo kan de verpleegkundige in één oogopslag nagaan of de patiënt zijn toestemming heeft gegeven en vervolgens starten met de bloedtransfusie. De data zijn ook beschikbaar in GLIMS en in het elektronisch patiëntendossier (EPD).
“Het was eenvoudig om deze functionaliteit in te richten in CyberLab,” vertelt Raymond. “We konden het proces uitrollen in slechts enkele weken, wat ons goed uitkwam vanwege de strikte deadline van de JCI-audit!”
“Omdat CyberLab is aangesloten op ons EPD”, zegt Kirstin, “kan de gebruiker CyberLab rechtstreeks opstarten vanuit het EPD. Zo zijn de correcte patiënt en aanvragende arts automatisch geselecteerd en is er geen risico op menselijke fouten waardoor patiënten of artsen verwisseld kunnen worden.”
“Alle aanvragen van bloedtransfusies gebeuren nu elektronisch, behalve bij de afdelingen spoedeisende hulp en in de operatiekamers. Omdat deze afdelingen de bloedzakken onmiddellijk nodig hebben, kunnen zij de producten telefonisch bestellen en ons achteraf een formulier bezorgen, dat we dan manueel invoeren in GLIMS.”
Maatwerk
Raymond vervolgt: “Momenteel zijn we bezig met de uitrol van CyberLab voor het aanvragen van testen klinische chemie, radiologie en nucleaire geneeskunde, zowel voor klinische als poliklinische patiënten. De afdeling interne geneeskunde gebruikt al gedeeltelijk CyberLab, terwijl cardiologie en gynaecologie snel zullen volgen. Ons doel is om de implementatie af te ronden begin 2017. We hebben een excellente verstandhouding met MIPS – zowel met hun projectmanager als met de helpdesk – zodat er een goeie samenwerking is.”
“En we blijven GLIMS en CyberLab verder verfijnen,” besluit Kirstin. “Vroeger konden de artsen bijvoorbeeld per vergissing een bloedtransfusie aanvragen voor een datum in het verleden. Dan konden we de bloedzak niet uitgeven. Dit is nu niet langer mogelijk, wat de efficiëntie en snelheid van het aanvraagproces ten goede komt. We zijn uiterst tevreden dat we een oplossing hebben die we kunnen inrichten op maat van onze specifieke behoeften.”
Oplossing
CyberLab Orderinvoer:
- Zorgt voor een transparante en veilige uitwisseling van laboratoriuminformatie.
- Kan gekoppeld worden met de belangrijkste LIS-systemen, en uiteraard ook met het eigen GLIMS LIS van MIPS.
- Kan aangesloten worden op het EPD: de correcte patiënt en aanvragende arts zijn dan automatisch geselecteerd in CyberLab, wat leidt tot minder administratie en een geringer aantal fouten.
- Flexibel systeem, dat in te richten is op maat van de specifieke noden en werkprocessen in het ziekenhuis.
- Kan ook gebruikt worden voor het aanvragen van onderzoeken bij andere afdelingen, zoals radiologie en nucleaire geneeskunde.
Voordelen:
- CyberLab heeft een rol gespeeld bij de doelstelling van Isala om het JCI-keurmerk te behalen. Meer bepaald deed het dat door het volledige aanvraagproces van bloedzakken vast te leggen, met inbegrip van de geïnformeerde toestemming van de patiënt voor transfusie.
- Het terugdringen van papieren aanvragen zorgt voor een reductie van onleesbare aanvragen. Zo verloopt het proces sneller en veiliger. Het is ook niet langer nodig om de papieren aanvragen te verwerken en dat levert tijdswinst.
- Vorige aanvragen van testen zijn inzichtelijk voor de aanvragende artsen. Dit leidt tot een daling van het aantal dubbele bepalingen en bloedafnames.
De gebruiker kan CyberLab rechtstreeks opstarten vanuit het EPD. Zo zijn de correcte patiënt en aanvragende arts automatisch geselecteerd en is er minder risico op menselijke fouten.