Hôpital Isala, Zwolle (Pays-Bas), CyberLab

Laboratoire néerlandais de chimie clinique a recours à CyberLab pour aider l’hôpital dans sa démarche d’accréditation qualité et dans son engagement au quotidien de soins au patient 

« Notre laboratoire de chimie clinique a toujours mis la qualité au premier plan, » déclare Kirstin de Bruijn, Responsable opérationnelle de l’unité transfusion sanguine, de l’unité d’aphérèse et du laboratoire de cellules souches de l’hôpital Isala à Zwolle, Pays-Bas. En 2002, le laboratoire a obtenu l’accréditation qualité CCKL des autorités néerlandaises, et il a également joué un rôle, en aidant l’hôpital à atteindre son objectif : obtenir l’accréditation internationale JCI en juillet 2016.

« La JCI veille à la délivrance des soins au patient dans la pratique quotidienne, en vérifiant que les procédures sont inscrites dans cette dernière, et en déterminant la façon dont on peut les optimiser, » poursuit Kirstin. Pour remplir les conditions de la JCI et passer l’audit avec succès, l’hôpital a suivi l’approche « traceur ». L’ensemble de l’hospitalisation du patient a été tracée, depuis l’arrivée jusqu’à la sortie, afin de garantir que chaque étape répondait aux exigences de qualité. Les « équipes d’amélioration » de l’hôpital ont identifié les zones qui nécessitaient un travail complémentaire pour l’accréditation, et ils ont proposé des moyens de parvenir à ces améliorations.

Pour le laboratoire de chimie clinique, la priorité mise sur la qualité était déjà bien ancrée. Mais avec CyberLab, la solution de saisie en ligne des prescriptions, ils ont pu intensifier leurs efforts : en répondant aux exigences JCI pour la prescription des produits de transfusion sanguine, et notamment pour le suivi du consentement éclairé des patients.

Le laboratoire de chimie clinique et les laboratoires de microbiologie utilisaient depuis déjà un certain temps le système d’information de laboratoire (SIL) GLIMS lorsque l’hôpital Isala a décidé de mettre en place un système de prescription connectée. « Nous savions que la prescription électronique allait dans le sens de nos efforts constants visant à améliorer la qualité et l’efficacité et à réduire les risques, » explique Kirstin. « Cela permet d’éliminer les ordonnances illisibles, de standardiser la procédure de prescription des tests de diagnostic, et de réduire le recours au papier et aux tâches associées à la manipulation de documents papier et à des procédures basées sur le papier. »

Cela améliore aussi la qualité de soins au patient, en supprimant par exemple les examens éventuellement en doublons. « Il arrive parfois qu’un médecin demande des examens en se servant d’ordonnances papier ; si un autre médecin veut aussi prescrire des examens, il n’est pas évident de savoir que l’examen a déjà été effectué, » souligne Kirstin. « Avec un système de prescription connectée, le personnel soignant peut voir ce qui a été prescrit, il n’y a donc pas de doublon. Non seulement c’est plus économique, mais c’est aussi un gain pour le patient, car il y a moins de prises de sang à faire. »

Raymond Ruiter, Responsable application du laboratoire de chimie clinique, ajoute : « Lorsque le comité de direction a pris la décision, une condition majeure était qu’il fallait un système pouvant supporter la prescription d’examens provenant de différents services ; pas seulement des analyses de laboratoire, mais aussi des examens radiologiques et de médecine nucléaire. »

Après avoir comparé les divers systèmes disponibles, l’hôpital a choisi de mettre en œuvre le module de saisie des prescriptions CyberLab. « Notre hôpital a trouvé que CyberLab était le meilleur système de prescription disponible sur le marché, et qu’il offrait la meilleure interface avec notre SIL GLIMS. Nous avons apprécié aussi le fait de pouvoir déterminer les paramètres en fonction de nos besoins spécifiques. Enfin, » explique Kirstin, « nous savions que d’autres hôpitaux avaient une bonne expérience de CyberLab. »

À l’origine, l’hôpital prévoyait de lancer CyberLab en premier lieu pour la prescription des examens du laboratoire de chimie clinique. « Mais ils ont vu ensuite que CyberLab pouvait jouer un rôle essentiel dans notre accréditation JCI, » dit Kirstin.

Mais nous avons pu configurer CyberLab de façon à suivre l’ensemble de la procédure de prescription des poches de sang, y compris l’enregistrement du consentement éclairé. Quand le médecin référent demande une poche de sang, il doit préciser dans CyberLab que le patient a donné son consentement éclairé. Nous avons réussi à rendre ceci obligatoire en utilisant des règles. »

La vérification concernant le consentement est imprimée sur le formulaire papier qui accompagne la poche de sang en transfert. Le personnel infirmier peut donc voir rapidement si le consentement éclairé a été donné avant de commencer la transfusion. Les données sont également disponibles dans GLIMS et le dossier patient informatisé (DPI).

« Il a été facile d’exécuter cette fonctionnalité dans CyberLab, » explique Raymond. « Nous avons pu réaliser le flux de travail en quelques semaines seulement, ce qui a été une bonne chose car nous avions un délai serré pour l’audit JCI ! »

« Comme CyberLab est intégré à notre DPI », dit Kirstin, l’utilisateur peut démarrer CyberLab directement à partir du DPI. La sélection du bon patient et du bon médecin prescripteur se fait donc automatiquement, ainsi il n’y a aucun risque d’erreur humaine entraînant des confusions de patients ou de médecins. »

« Toutes les prescriptions de transfusions sanguines sont maintenant gérées électroniquement, par CyberLab, sauf pour les urgences et la chirurgie. Ces services ayant un besoin immédiat de poches de sang, nous avons mis en place une procédure particulière: les prescriptions se font par téléphone, puis ils envoient une ordonnance que nous saisissons ensuite manuellement dans GLIMS. »

Raymond poursuit : « Nous mettons actuellement en place CyberLab pour tous les examens de chimie clinique et pour les prescriptions d’examens radiologiques et de médecine nucléaire, aussi bien pour les patients hospitalisés que ceux qui sont en ambulatoire. La médecine interne utilise déjà partiellement CyberLab, la cardiologie et la gynécologie viendront ensuite. Notre objectif est de finaliser le déploiement au début de 2017. Nous avons d’excellentes relations avec MIPS, aussi bien avec notre responsable projet ainsi que le service d’assistance, ce qui facilite la coopération. »

« Et nous continuons à paramétrer GLIMS et CyberLab pour nos besoins, » conclut Kirstin. « Par exemple, auparavant, les médecins pouvaient faire une erreur sur la date d’une prescription, celle-ci était donc déjà passée.     Il nous était alors impossible de délivrer la poche de sang. Nous avons éliminé cette faille tout en améliorant l’efficacité et la rapidité de la procédure de prescription pour les transfusions sanguines. Nous sommes très satisfaits d’avoir une solution que nous pouvons personnaliser selon nos besoins spécifiques. »

Module de prescription connectée CyberLab :

• Assure un échange transparent et fiable des informations de laboratoire.
• S’intègre dans pratiquement tous SIL du marché, y compris le SIL GLIMS de MIPS. 
• Peut être intégré au DPI : sélectionne ensuite automatique le bon patient et le bon médecin référent dans CyberLab, ce qui limite les tâches administratives et les erreurs potentielles.
• S’adapte aux besoins spécifiques et à la façon de travailler de l’hôpital.
• Peut aussi être utilisé pour prescrire des examens d’autres services, comme la radiologie et la médecine nucléaire.

Avantages :

• CyberLab a aidé l’hôpital à atteindre son objectif, obtenir l’accréditation JCI, en permettant de suivre l’ensemble de la procédure de prescription des poches de sang, y compris le consentement éclairé du patient pour la transfusion.
• Le fait de limiter la prescription papier élimine les ordonnances illisibles et garantit une procédure plus rapide et plus fiable, tout en réduisant les frais de personnel liés aux demandes sur support papier.
• Les prescriptions antérieures d’examens peuvent être facilement vues par les médecins prescripteurs, ce qui limite les examens en doublons et les prises de sang inutiles.