Prêt pour le futur avec GLIMS 10

Dans le cadre de leur fusion, les laboratoires des hôpitaux AZ Groeninge et Sint-Jozef Izegem mettent en place un SIL centralisé

Les hôpitaux du réseau E17 collaborent de plus en plus étroitement afin de développer des centres d’excellence spécialisés, tout en assurant à leurs patients des soins de proximité. Les laboratoires des hôpitaux E17 AZ Groeninge à Courtrai et Sint-Jozefskliniek à Izegem ont franchi une étape supplémentaire en décidant de fusionner et, en conséquence, de mettre en place un environnement GLIMS 10 commun.

De GLIMS 8 à GLIMS 9

Au moment où débutent les discussions avec le laboratoire de l’hôpital Sint-Jozefskliniek, le laboratoire d’AZ Groeninge venait de franchir une étape complexe avec la transition de GLIMS 8 vers GLIMS 9. « Cette mise à niveau constituait pour nous une excellente opportunité de repenser l’ensemble de notre fonctionnement et de nos processus », explique Liselotte Coorevits, biologiste clinique à l’hôpital AZ Groeninge. « C’est pourquoi nous en avons profité pour redessiner intégralement notre environnement GLIMS. »

« Ce projet nécessitait bien évidemment des ressources humaines et du temps, tant chez les biologistes que chez les informaticiens. Au-delà de la configuration technique, l’analyse préalable, la réflexion, l’échange et la communication avec les collaborateurs sur le terrain sont au moins aussi essentielles. Une fois le projet démarré, il est quasiment impossible de revenir en arrière ». Mais le succès est au rendez-vous avec un environnement GLIMS totalement fonctionnel et déjà prêt pour le futur.

Fusion avec Sint-Jozefskliniek

À cette époque, le projet de fusion avec le laboratoire de Sint-Jozefskliniek commence à se dessiner. « Pour nous, intégrer dans notre système le laboratoire d’Izegem, qui travaillait alors encore avec GLIMS 8, paraissait évident. Heureusement, nos collègues d’Izegem se sont montrés favorables à cette idée et prêts à adopter la méthode de travail de Courtrai. »

La configuration de GLIMS en elle-même ne posait pas de difficultés particulières. Néanmoins un certain nombre d’actions restait à réaliser, notamment en termes d’organisation. Liselotte Coorevits commente : « L’objectif n’était pas tant d’ajouter des stations que d’adapter les processus fonctionnant en arrière-plan. »

• Prenons comme exemple le processus de facturation : depuis Courtrai, nous ne pouvons pas envoyer de factures pour des patients d’Izegem et vice-versa, bien que nous soyons un seul et même laboratoire.
• Izegem et Courtrai disposent également chacun de leur propre processus de saisie de prescription d’analyses.
• Selon l’hôpital, les numéros d’identification des médecins et des patients sont différents. Il n’a pas été facile d’aligner les flux ADT.
• Nous voulions améliorer la cohérence de notre base de données. Le nommage et codage devaient donc être uniforme à tous les niveaux : domaines, matériaux, tests, etc.
• Plusieurs autres défis se sont progressivement présentés lors du déroulement du projet et, en concertation, nous avons chaque fois trouvé une solution adéquate. »

La fusion a impacté presque tous les sous-systèmes des hôpitaux. Il a été, en outre, nécessaire de passer à GLIMS 10 en raison de l’authentification LDAP qui devait prendre en charge plusieurs domaines.

Une assistance efficace

« Nous avons choisi de prendre nous-mêmes en charge un certain nombre d’actions, notamment la configuration. Nous disposons ainsi en interne des connaissances nécessaires pour des adaptations éventuelles. Mais bien sûr, rien de tout cela n’aurait été possible sans l’efficacité du support de Clinisys. Un plan d’actions complet nous a été fourni pour l’ensemble du projet et une convention de support a été conclue lors de la mise en production. Plusieurs collaborateurs de Clinisys étaient d’ailleurs présents sur place à Izegem, où le changement a été le plus radical. Cette assistance a largement contribué à la réussite de la fusion et de la migration », explique Liselotte Coorevits.

Les atouts de GLIMS 10

L’interface de la version 10 de GLIMS a été totalement renouvelée par rapport à celle que proposait GLIMS 8. « Les boutons, les rubans et les menus latéraux peuvent être personnalisés en fonction des besoins de l’utilisateur, ce qui rend la navigation beaucoup plus rapide. C’est une valeur ajoutée majeure et les biologistes, comme le personnel, ne pourraient plus s’en passer », explique Liselotte Coorevits.

GLIMS 10 intègre d’autres nouveautés remarquables. La prise en charge du codage LOINC, notamment, garantit un échange standardisé et sûr des résultats cliniques. Non seulement la sécurité des patients est renforcée mais les tests en double sont ainsi évités. Et avec la terminologie LOINC, nous pourrons nous conformer aux nouvelles réglementations bientôt en vigueur en Belgique.

De plus, GLIMS 10 ne laisse rien au hasard en ce qui concerne la sécurité des données des patients, avec un cryptage transparent de la base de données du laboratoire et une authentification LDAP pour les hôpitaux qui gèrent les droits des utilisateurs de manière centralisée. 

« Nous sommes également très satisfaits du module d’enregistrement des consultations, qui nous permet de les documenter de manière structurée. Nos prestations techniques évoluant vers prestations intellectuelles, la réglementation changera certainement dans ce sens. C’est pourquoi nous souhaitons dès à présent être prêt pour l’avenir », conclut Liselotte.