L’AZ Sint-Maarten est devenu « zéro papier » grâce à Clinisys DaVinci

Le laboratoire d’anatomie pathologique d’AZ Sint-Maarten à Malines, en Belgique, est devenu « zéro papier » grâce à un nouvel environnement SIL DaVinci multisite

En mars 2023, le laboratoire d’anatomie pathologique de l’hôpital AZ Sint-Maarten de Malines, en Belgique, a mis en production un nouvel environnement DaVinci. La mise à jour du Système d’Information de Laboratoire (SIL) DaVinci existant et la fusion de trois bases de données initialement séparées ont permis de composer un environnement unique, centralisé et multi-site. Le flux de travail du laboratoire est à présent axé autour des processus et l’utilisation de papier a été réduite au strict minimum. Les avantages sont multiples, non seulement pour les pathologistes, les techniciens de laboratoire et le personnel administratif, mais aussi pour les cliniciens et les patients, avec une efficacité accrue, une qualité renforcée et une traçabilité maximum.

Le défi : un flux de travail plus efficace dans un environnement multi-site

Le laboratoire d’anatomie pathologique de l’AZ Sint-Maarten réalise des examens pathologiques pour 3 hôpitaux : AZ Sint-Maarten, AZ Voorkempen et AZ Rivierenland (campus de Rumst). Depuis plus de 10 ans, il utilise le SIL DaVinci pour l’enregistrement des échantillons et la production des comptes-rendus, les autres activités étant réalisées manuellement. Bien qu’il n’y ait qu’un seul laboratoire, chaque hôpital disposait de son propre environnement DaVinci. Un fonctionnement qui pouvait clairement être optimisé.

Le laboratoire a donc lancé un appel d’offres pour un nouveau SIL, dans le but de numériser et d’automatiser les flux de travail – auparavant réalisés de façon manuelle-, d’optimiser la qualité et de bénéficier d’une traçabilité maximale, dans un environnement unique, partagé et multi-site pour les 3 hôpitaux. C’est ainsi que Clinisys, avec sa solution SIL DaVinci, s’est imposé comme le partenaire privilégié pour atteindre cet objectif.

Une analyse des risques bien anticipée et une feuille de route précise : des bases saines pour réussir

Pour s’assurer du succès du projet, les pathologistes, les techniciens de laboratoire et le personnel administratif ont intensivement collaboré, via notamment l’organisation de réunions fréquentes avec le chef de projet TIC de l’hôpital et avec Clinisys. « Dans un projet d’une telle envergure, il est important d’impliquer suffisamment de collaborateurs et de leur laisser du temps pour se concentrer sur le projet. C’est ainsi que nous l’avons imaginé dans notre laboratoire », explique le docteur Vera Schelfhout, anatomo-pathologiste.

« En outre, nous avons alloué le temps nécessaire à la préparation d’un scénario détaillé, ce qui s’est avéré être un atout majeur. Nous avons procédé à une première analyse approfondie des risques et, sur cette base, chaque étape a été documentée. Nous avons ainsi abouti à un dossier de validation complet. Je recommanderais cette méthodologie à tous les laboratoires souhaitant installer un nouveau SIL », déclare le docteur Vera Schelfhout.

Les tests rigoureux, menés pour chacune des étapes, ont fait émerger quelques difficultés qui ont pu être résolues. « Tout devait aller si vite au cours des dernières semaines que nous appréhendions un peu la mise en production. Pour notre grande satisfaction, tout s’est déroulé sans problème », ajoute Vera Schelfhout.

« Le temps consacré à une préparation minutieuse, avec l’aide de Clinisys, nous a également permis de nous rendre compte de la simplicité d’utilisation du logiciel. Les techniciens de laboratoire, le personnel logistique et les pathologistes ont pu ainsi le prendre très rapidement en main. J’ai également rédigé un manuel d’utilisation illustré de captures d’écran, afin de guider au mieux les utilisateurs lors de la transition », poursuit Julie Van den Bogaert, technicienne de laboratoire.

Un laboratoire zéro papier

Les bénéfices du nouveau SIL ont été évidents dès sa mise en production. Tout d’abord, le flux de travail du laboratoire s’effectue sans production de papier. Lorsqu’un échantillon arrive au service administratif, le formulaire de prescription est scanné et l’échantillon est associé à un numéro de référence unique, utilisé tout au long du processus.

« La numérisation de ce flux de travail offre de grands avantages en matière de traçabilité. Il est très facile de savoir qui a fait quoi. En cas de problème ou d’interrogation, vous savez immédiatement à qui vous adresser. C’est un atout majeur pour le contrôle qualité », affirme le docteur Vera Schelfhout.

Julie Van den Bogaert ajoute : « Nous passons moins de temps à faire des recherches car le statut d’avancement d’un examen est toujours disponible à l’écran. Les coupes ont-elles été réalisées ? La coloration à l’hématoxyline-éosine ou l’immunohistochimie ont-elles été exécutées ? Quelque chose a-t-il échappé à notre vigilance ? Qu’est-ce qui n’a pas fonctionné ? Tout cela nous fait gagner beaucoup de temps. De plus, l’estimation du temps nécessaire à l’obtention des résultats d’analyse est beaucoup plus précise, et nous avançons plus rapidement ».

Le flux de travail des pathologistes est enrichi par un « écran widget », qui leur permet d’accéder en un seul coup d’œil à toutes les données pertinentes. « Nous devions auparavant basculer d’un onglet à un autre pour trouver les informations nécessaires. Ce n’est plus le cas. Je suis une grande fan de cet écran, comme tous mes collègues ! », poursuit Vera Schelfhout.

« Le risque d’erreurs est également réduit, en partie grâce aux procédures mises en place au sein du laboratoire telles que l’association immédiate de lames vierges ou de colorants sur la base des tissus à examiner … informations qui sont transmises dès l’enregistrement », explique Liesbeth Verschaeren, chef de l’équipe administrative. « La tâche d’enregistrement des échantillons devient primordiale : les bonnes informations doivent être immédiatement liées à un examen. Au poste de macroscopie, par exemple, il n’est pas possible de signaler après coup que des lames vierges sont nécessaires ».

« À la réception des échantillons, un rapport standard pour la macroscopie est immédiatement préparé. Sur le poste de travail lui-même, il suffit de saisir quelques données complémentaires : le poids du spécimen, les dimensions, etc. Non seulement nous gagnons du temps, mais nous travaillons aussi de manière plus structurée et homogène », explique Vera Schelfhout.

Les cliniciens sont également très satisfaits. « La réception d’un échantillon au service administratif, auquel est attribué un numéro de référence, déclenche dans le dossier médical une notification au médecin prescripteur. Celui-ci a ainsi la confirmation que le compte-rendu suivra prochainement », note Liesbeth Verschaeren. « Ce qui est également nouveau, c’est que nous pouvons désormais transmettre des PDF vers le dossier médical, ce qui nous permet de partager facilement les comptes-rendus des sous-traitants. Pour les cliniciens, pouvoir accéder à l’intégralité des éléments dans leur dossier médical est une grande valeur ajoutée. »

Des gains d’efficacité à large échelle

Avec le nouvel environnement SIL DaVinci, l’efficacité du laboratoire est augmentée de façon substantielle.

Quelques exemples :

• Dès le scan d’un tissu par un technicien de laboratoire, tout est contrôlé à partir de DaVinci. Les codes-barres et les numéros d’échantillons sont imprimés directement sur les lames, ce qui rend l’étiquetage inutile. Par ailleurs, s’il faut une lame différente pour un examen utilisant un autre dispositif, une étiquette est automatiquement imprimée. Pour les techniciens, les traitements manuels sont considérablement réduits.
• Le processus de production du compte-rendu est accéléré. Lorsque des examens supplémentaires sont nécessaires, un simple clic suffit à les demander et le laboratoire peut alors immédiatement les mettre en œuvre. Le gain de temps est considérable : jusqu’à une heure par patient.
• Les comptes-rendus de macroscopie sont préparés automatiquement. Le pathologiste n’a plus qu’à effectuer l’examen microscopique et à formuler ses conclusions.
• Pour les colorations immunohistochimiques, le délai d’exécution est réduit d’une journée.  La coupe des tissus est également plus rapide.
• Le statut d’un examen est consultable rapidement à tout moment, quel que soit l’avancement dans le flux de travail du traitement de l’échantillon. L’équipe ne perd plus de temps à rechercher ces informations.