AZ Sint-Maarten gaat papierloos met Clinisys DaVinci

Het laboratorium voor Pathologische Anatomie van AZ Sint-Maarten gaat papierloos, met nieuw, multi-site DaVinci LIS

In maart 2023 is het laboratorium voor Pathologische Anatomie van het AZ Sint-Maarten live gegaan met een nieuwe DaVinci-omgeving. Naast een upgrade van het bestaande DaVinci laboratoriuminformatiesysteem (LIS), werden er ook drie afzonderlijke databases samengevoegd tot één centrale multi-site-omgeving. Nu werkt het laboratorium procesgedreven en zo goed als papierloos. Dat biedt tal van voordelen: niet alleen voor de pathologen, de laboratoriumtechnologen en het secretariaat, maar ook voor de clinici en de patiënten: de efficiëntie kon verhoogd worden, de kwaliteit is erop vooruitgegaan en er is een maximale traceerbaarheid.

Behoefte: een efficiëntere workflow in een multi-site omgeving

Het laboratorium voor Pathologische Anatomie van AZ Sint-Maarten voert pathologie-onderzoeken uit in opdracht van drie ziekenhuizen: AZ Sint-Maarten, AZ Voorkempen en AZ Rivierenland campus Rumst. Al ruim een decennium gebruikt het laboratorium het DaVinci LIS voor de staalregistratie en de protocollering. De andere activiteiten werden echter tot voor kort nog manueel opgevolgd. En ook al is er fysiek maar één laboratorium, toch had elk van de ziekenhuizen een eigen DaVinci-omgeving. Hier was dus ruimte voor verbetering.

Met als doel de manuele workflow te digitaliseren en automatiseren, de kwaliteit te optimaliseren, een maximale traceerbaarheid te hebben, alles binnen een gemeenschappelijke multi-site omgeving voor de drie ziekenhuizen, schreef het laboratorium een tender uit voor een nieuw LIS. Opnieuw kwam Clinisys met DaVinci als partner uit de bus.

Risicoanalyse en gedetailleerd draaiboek vormen basis voor succesvolle transitie

Tijdens het implementatietraject dat daarop volgde, hebben de pathologen, laboratoriumtechnologen en het secretariaat heel intens samengewerkt. Op frequente basis waren er vergaderingen met de projectleider ICT van het ziekenhuis en met Clinisys. “Bij zo’n ingrijpend project is het belangrijk om voldoende mensen te betrekken en hen de ruimte te geven om zich te concentreren op het project. Zo hebben we het hier ook aangepakt,” vertelt dr. Vera Schelfhout, patholoog-anatoom.

“Wat daarnaast in ons voordeel gespeeld heeft, is dat we uitgebreid de tijd hebben genomen om een gedetailleerd draaiboek op te stellen. Initieel hebben we een uitgebreide risicoanalyse uitgevoerd en vertrekkend van de risico’s elke stap gedocumenteerd. Het resultaat hiervan was een uitvoerig validatiedossier. Ik zou elk laboratorium aanraden om te werken met zo’n draaiboek,” vertelt dr. Vera Schelfhout, patholoog-anatoom.

Elke stap werd ook rigoureus getest. Telkens kwamen er een paar issues naar boven die opgelost moesten worden. “Omdat het de laatste weken allemaal zo snel moest gaan, waren we wat bevreesd voor de go-live. Tot onze grote tevredenheid is die zonder enig probleem verlopen,” zegt Vera.

“Aangezien we samen met Clinisys heel veel tijd in de voorbereiding hadden gestoken, liet het systeem toe er gemakkelijk mee te kunnen werken. Hierdoor waren de laboratoriumtechnologen, logistieke medewerkers en pathologen er vrij snel mee weg. Ik had ook een handleiding samengesteld met foto’s en icoontjes. Dit gaf de gebruikers bij de omschakeling een bijkomend houvast,” vervolgt laboratoriumtechnoloog Julie Van den Bogaert.

Papierloos laboratorium

Zodra het nieuwe LIS in productie was, werden de voordelen snel duidelijk. Eén ervan is dat het laboratorium nu volledig papierloos kan werken. Wanneer een staal binnenkomt op het secretariaat, wordt het aanvraagformulier gescand en krijgt het staal een uniek nummer dat doorheen de ganse flow wordt meegenomen.

“Deze digitale werkwijze levert grote voordelen op voor de traceerbaarheid. Je kan heel makkelijk zien wie wat heeft uitgevoerd. Loopt er iets fout of heb je een vraag, weet je onmiddellijk bij welke persoon je terechtkunt. Dat is allemaal heel belangrijk voor de kwaliteit,” stelt Vera.

Julie vult aan: “We moeten minder zoeken. Met een blik op het scherm weten we steeds wat de status is van een onderzoek: Zijn de coupes al gesneden? Is er al een hematoxyline-eosinekleuring of immunohistochemie uitgevoerd? Is er iets tussen de mazen van het net geglipt? Wat is er fout gelopen? Zo kunnen we heel wat tijd besparen. Bovendien kunnen we beter inschatten hoe lang een resultaat nog op zich zal laten wachten en sneller op de bal spelen.”

Specifiek voor de pathologen is er het ‘widget-scherm’, waarop ze in één oogopslag alle relevante data kunnen raadplegen. “Vroeger moest je tussen tabbladen scrollen om de informatie te vinden die je nodig had, maar dat is verleden tijd. Ik ben grote fan van dit scherm; al mijn collega’s hier trouwens,” vervolgt Vera.

“De kans op fouten vermindert ook, mede dankzij de in het laboratorium vastgelegde procedures, zoals onmiddellijk bijgevoegde blanco coupes of kleuringen afhankelijk van het ingestuurde weefsel, die al van bij de registratie met de flow meegaan,” zegt Liesbeth Verschaeren, teamleider van het secretariaat. “Dat maakt de staalregistratie een belangrijker werkpost dan voorheen: je moet ervoor zorgen dat je direct de juiste informatie koppelt aan een onderzoek. Aan de macroscopiepost kan je achteraf niet meer toevoegen dat er ook blanco’s nodig zijn.”

“Bij ontvangst van de stalen, wordt er ook al onmiddellijk een standaardverslag voor macroscopie opgesteld. Aan de post zelf moet je dan enkel nog wat data invullen: het gewicht van het staal, de afmetingen etc. Dat bespaart niet alleen tijd, maar helpt ons om gestructureerd en uniform te werken,” zegt Vera.

Ook de clinici zijn tevreden. “Wanneer we op het secretariaat een staal ontvangen en er een nummer aan toekennen, krijgt de aanvrager hiervan een bevestiging in het medisch dossier. Dan zijn ze gerustgesteld en weten ze dat het verslag snel zal volgen,” merkt Liesbeth op.  “Nieuw is ook dat we nu de mogelijkheid hebben om PDF’s door te sturen naar het medisch dossier, waardoor we de verslagen van onderaannemers vlot kunnen delen. Voor de clinici is het absoluut een meerwaarde dat ze alles in het medisch dossier kunnen raadplegen.”

Efficiëntiewinst over de hele lijn

Het grootste voordeel van het nieuwe DaVinci LIS is dat de efficiëntie in het laboratorium er fors op vooruit gegaan is.

Enkele voorbeelden:

• Zodra een laboratoriumtechnoloog een blok heeft gescand, wordt alles vanuit DaVinci aangestuurd. Barcodes en staalnummers worden rechtstreeks op de glaasjes geprint, waardoor je geen labels meer hoeft te kleven. Of, als het een onderzoek betreft voor een ander toestel dat een ander glaasje vergt, dan wordt er automatisch een label geprint. Dit bespaart de MLT’s heel wat manuele handelingen.   
• Het proces om tot een verslag te komen is versneld. Als je merkt dat er bijkomende onderzoeken nodig zijn, kan je die met een muisklik aanvragen. Het laboratorium kan dan onmiddellijk aan de slag. Dat levert een enorme tijdswinst, wel een uur per patiënt.
• Macroscopieverslagen worden automatisch klaargezet. Je hoeft als patholoog enkel nog de microscopie te doen en een besluit te formuleren.
• Voor immunohistochemische kleuringen is de doorlooptijd met een dag verminderd. Het snijden op de immunoposten gebeurt ook sneller.
• Je kan heel snel zien wat de status is van een onderzoek – waar het staal zich ook bevindt in het werkproces. Dit bespaart het team heel wat opzoekingswerk.