CHU de Poitiers, Francia

“Se acabó el tener que correr a consultar el registro, telefonear al laboratorio para saber si los análisis están listos o esperar los resultados en papel”, dice la doctora Christine Pradère, que trabaja como geriatra en el CHU de Poitiers desde hace casi treinta años. “Ahora se puede acceder a las peticiones y a los datos biológicos del paciente directamente desde el departamento, a través de una interfaz sencilla e intuitiva que también permite ver el historial y el progreso de las pruebas”, continúa la doctora Pradère. La instalación de CyberLab en dos fases –primero el sistema de consulta y luego la solicitud electrónica de peticiones–, que complementa el programa de gestión de laboratorio GLIMS de MIPS, ha permitido acelerar y simplificar los procedimientos para todos: médicos, enfermeras y laboratorio de biología.

El hospital de Poitiers es el único Centro Hospitalario Universitario de Poitou-Charentes, una región que tiene cerca de 1,7 millones de habitantes. Con una gama completa de servicios de atención sanitaria –estancia de corta duración, cuidados posthospitalarios y estancia de larga duración–, el centro cuenta con 1.600 camas y una plantilla de más de 6.000 trabajadores, de los cuales 517 son personal médico. El CHU, un hospital precursor en materia de adopción de las tecnologías informáticas, implantó hace ya una veintena de años el registro electrónico del paciente, actualizado en 2008 para que funcionara por internet y hoy conectado a una veintena de aplicaciones: ecografía, hemodiálisis, sistemas informatizado de laboratorio (SIL), sistema de comunicación y almacenamiento de imágenes (PACS), etc., que cubren todo el espectro del sistema informático médico del hospital.

En 2005, con motivo de la construcción de un edificio nuevo para las urgencias y el SAMU, el CHU decidió centralizar y reagrupar los dieciocho laboratorios distribuidos geográficamente y rediseñó por completo el proceso de trabajo de los análisis. “Fue la oportunidad de implantar un flujo de trabajo integrado (analítico y preanalítico) y un SIL, un proyecto de centralización único en Francia por entonces, para el que decidimos utilizar el sistema GLIMS”, cuenta Alexandre Pavy, responsable informático del laboratorio y la sala de operaciones del CHU.

“Instalamos el sistema GLIMS antes de mudarnos al edificio nuevo”, prosigue Florent Ribardière. “En aquella época, teníamos varios sistemas que había que modernizar. Optamos por implantar un solo SIL con una plataforma común, que instalamos en los primeros laboratorios en noviembre de 2004. El hecho de usar el sistema GLIMS fue una gran ventaja para la implantación del flujo de trabajo, ya que ayudó a establecer la configuración modular y mejoró la capacidad de reacción de las partes implicadas.”

Así, en cuanto se extrae la muestra del paciente, se envía por unos tubos neumáticos y en menos de un minuto llega a la recepción centralizada del laboratorio, donde se introduce el registro del paciente. A continuación, los médicos pueden consultar los resultados en un plazo que varía entre el cuarto de hora y la hora y media en función del tipo de análisis, a través de las pantallas instaladas en los departamentos.

“El sistema de consulta de resultados CyberLab se utiliza muchísimo. Es una herramienta práctica e intuitiva. El personal del laboratorio, que tiene menos interrupciones por teléfono, ahora puede concentrarse en su actividad.” La doctora Christine Pradère también destaca las ventajas de la solución: “Podemos realizar comparaciones directamente, o ver en formato gráfico las curvas de evolución de por ejemplo las creatininas, una anemia o un síndrome inflamatorio. Además, podemos seguir las distintas fases mediante una combinación de colores: el azul quiere decir que el laboratorio ha recibido la petición, y el amarillo, que hay nuevos resultados”.

CyberLab: un flujo de trabajo seguro

A partir de octubre de 2010, de acuerdo con los objetivos del CHU de integrar los procesos en un flujo de trabajo automático e integral, el sistema CyberLab de solicitud (o “solicitud conectada”) de análisis de laboratorio se implantó de forma progresiva en reumatología, geriatría, ORL (cirugía), oftalmología (cirugía), neurología, neurocirugía, ortopedia y traumatología, farmacia y endocrinología. Está previsto que el proceso, que se está extendiendo al resto de departamentos del centro, dure dos años más. “La interacción entre el sistema de gestión de laboratorio y CyberLab es sencilla. En el sistema de solicitud conectada, hay poco que configurar. El SIL –GLIMS en nuestro caso– es el que se encarga de generar la petición”, añade Florent Ribardière.

Tanto en los departamentos como en el laboratorio, la solución ha proporcionado seguridad y trazabilidad, dos requisitos fundamentales para la acreditación del hospital. En el registro del paciente en CyberLab permiten al médico gestionar la petición, ya sea inmediata o diferida. Las enfermeras preparan los tubos y extraen las muestras según el plan de obtención que muestra el sistema CyberLab (generado por el sistema GLIMS). Las muestras se imprimen en una impresora remota y se etiquetan directamente en el departamento. A continuación se envían a la recepción centralizada de muestras.

“Antes los tubos se etiquetaban una primera vez con el número de paciente y luego una segunda vez en el laboratorio. CyberLab mejora, por un lado, la seguridad, porque solo hay un etiquetado, y por otro, la trazabilidad. Otra ventaja es que si por ejemplo el color del contenido cambia, se avisa al departamento, ya que el color figura en la etiqueta impresa y se actualiza automáticamente. Eso simplifica mucho las cosas”, subraya Florent Ribardière.

Con ciento cuarenta técnicos y cincuenta biólogos, el laboratorio de biología médica, repartido en dos plantas del CHU de Poitiers, maneja casi dos mil quinientos registros al día y cerca de cuatro mil muestras, un volumen que no para de crecer debido a la puesta en marcha del proyecto de biología del territorio. Con este, el laboratorio del CHU de Poitiers aumenta su actividad ofreciendo sus servicios a centros vecinos (Centre Hospitalier de Niort y de Lusignan y pronto también los de Montmorillon y Blanc).

Esta apertura hacia el exterior afecta asimismo a los consultorios médicos de la ciudad, que reciben los resultados de laboratorio en formato electrónico a través de un sistema de mensajería segura. “Los médicos luego pueden introducir los resultados en las aplicaciones informáticas que utilicen”, apunta Alexandre Pavy. En los próximos meses, está previsto que se abra un portal de internet para usar el sistema CyberLab desde el exterior, lo que permitirá a los médicos de guardia consultar los resultados desde casa.

CyberLab:

• Aplicación con funcionalidad web que permite solicitar análisis y consultar los resultados del laboratorio desde cualquier lugar del centro mediante un navegador y el acceso a la red del hospital.
• Permite configurar los tipos de resultados (mediante la definición de paneles) para facilitar las peticiones.
• Gran integración con el programa de gestión de laboratorio GLIMS y el registro electrónico del paciente (desarrollado internamente, TELEMAQUE).
• Indicador de estado desde el envío de la solicitud hasta la recepción de los resultados.
• Plan de extracción y etiquetado de muestras directamente en los departamentos.
• Historial de informes de análisis con gráficos e imágenes.
• Perfiles de análisis específicos para departamentos especializados.
• Auditoría de la solicitud para controlar la trazabilidad de las acciones y de las partes implicadas.

Ventajas de CyberLab:

• Acelera la comunicación y la manera de compartir los datos entre el laboratorio y los departamentos del hospital, lo que hace posible un proceso general de trabajo más fluido.
• Aumenta la seguridad y la fiabilidad al automatizar los procesos y minimizar los errores humanos que pueden producirse al introducir los datos.
• Refuerza la trazabilidad, de conformidad con las normativas.
• Facilita la preparación de los tubos de muestras en los departamentos de atención mediante un plan de extracción.
• Permite sistematizar las solicitudes de los médicos de un mismo departamento.